De alguns anos para cá, a tecnologia avançou muito e com isso a necessidade de imprimir documentos diminuiu, entretanto vários deles ainda precisam ser impressos, além de contratos e outros papéis mais antigos que as empresas armazenam. Fazer o gerenciamento de arquivos é necessário para manter a empresa bem organizada, pois com o tempo são acumulados muitos documentos que precisam ser guardados de forma segura. E que ainda assim sejam facilmente encontrados, porque podem ser úteis no futuro.

Por isso é importante saber como armazenar esses arquivos, e em um self storage o investimento no aluguel de boxes vale a pena e oferece muito mais conforto e praticidade no seu dia a dia.

Quais as vantagens de armazenar em um self storage?

Esse tipo de serviço já vem se popularizando bastante, mas muitas pessoas ainda não conhecem muito bem. Funciona assim: A pessoa pode contratar um boxe com o espaço sob medida e no prazo que necessitar, e pode ainda mudar o tamanho do espaço conforme a demanda.

Conheça as vantagens de guardar documentos em um self storage

Segurança

Só em falar sobre documentos já sabemos que é um item muito importante que necessita de bastante cuidado. O lugar onde eles devem ser guardados, deve ser um lugar seguro

As empresas de guarda-volumes comumente possuem como prioridade a segurança, por isso, os locais são bem protegidos, possuem vigilância e monitoramento 24 horas por dia. Na Para Guardar, ao alugar um boxe você recebe um cadeado especial e é o único com a chave, podendo acessar o local sempre que quiser.

Você recebe também uma senha que precisará digitar toda vez que quiser ter acesso aos boxes onde seus objetos ficarão armazenados. Outro ponto positivo é que, o locatário pode solicitar que os documentos sejam contemplados por uma apólice de seguro, o que garante que os donos dos documentos sejam devidamente ressarcidos caso aconteça alguma coisa.

Praticidade

Alugar um imóvel para guardar documentos não é muito viável, pois além de ter que pagar o aluguel, energia e água, a segurança do lugar fica à cargo do locatário.

Adquirir os serviços de uma empresa especializada em guardar-volume é bem mais viável, pois o cliente contrata um box na medida de sua necessidade e pode começar a utilizá-lo imediatamente sem se preocupar com mais despesas ou serviços adicionais.

Espaço personalizado

A demanda de cada empresa é diferente uma das doutas, claro que a quantidade de documentos de uma multinacional não é a mesma de uma imobiliária ou de um escritório de contabilidade. Por esse motivo, é essencial que cada cliente tenha um box que comporte sua necessidade.

São várias opções disponibilizadas que oferecem soluções para o gerenciamento de arquivos. Isso evita que o box fique desorganizado ou com espaço sobrando e garante que cada empresa pague um valor justo.

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-Empresa nova: descubra 6 segredos sobre como atrair clientes

E para manter o seu gerenciamento de arquivos bem organizado e de fácil acesso, temos algumas dicas práticas de armazenamento:

Faça uma lista e identifique as caixas de arquivo

Você já deve saber, mas é sempre bom lembrar o quanto é importante identificar cada arquivo com datas, tipos de documentos, se são contratos ou notas fiscais, por exemplo. Isso facilita bastante na hora que for necessário encontrar algum documento específico.

É indispensável fazer uma lista com tudo o que você colocará arquivado nos boxes, salvá-la no computador e mantê-la atualizada para ter controle do que foi armazenado, o que pode ter tido retirada e o que permanece no self storage.

Armazene os arquivos de forma separada

Armazenar não é simplesmente por os arquivos de qualquer maneira no chão do boxe. Manter o espaço devidamente organizado é fundamental para que a passagem fique livre para sua circulação e circulação dos seus funcionários.

Organize os arquivos na ordem dos mais utilizados para os menos utilizados. Tudo que for menos usado coloque para o fundo do boxe, assim você terá um melhor acesso aos documentos mais importantes rotineiramente.

A Para Guardar

É pioneira no ramo de self Storage em Manaus. A Para Guardar possui espaços de 2m² a 25m² para todos os tipos de necessidades. Você tem acesso ilimitado e total segurança .

Os contratos são mensais que você pode cancelar a qualquer momento, não existe fidelidade. Além de possuir planos de seguros específicos para cobrir seus bens.

Você pode fazer o gerenciamento de arquivos da sua empresa sem burocracia e dor de cabeça. Gostou desse post? Qual ver também sobre Gestão de documentos: veja 5 dicas para organizar a papelada da empresa?

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