Gerenciar arquivos dentro de uma empresa é uma tarefa importantíssima. A todo momento novas informações e novos documentos são gerados, produzindo um volume de dados intenso. É preciso ter organização e disciplina para adotar um métodos de arquivamento de documentos dinâmico e fluido.

Para atingir esse objetivo, praticidade e eficiência devem fazer parte da rotina. A tendência natural é que acumule, então manter o arquivamento de documentos atualizado pode se tornar um desafio no dia a dia.

Esta é a solução que você estava precisando? Para que tudo se torne o mais fácil e natural possível, vamos te apresentar 4 métodos de arquivamento eficientes para a sua empresa. Mas antes precisamos esclarecer alguns pontos.

Por que devo me preocupar com isso?

Essa pergunta, com certeza, passou pela sua cabeça. Trabalhe seu mindset para não menosprezar o setor de arquivo. É importante tomar consciência de que um sistema direto de arquivamento bem feito só traz benefícios para a sua empresa.

É ele a fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos. Na hora de tomar decisões, recorrer a ele e encontrá-lo organizado é uma mão na roda.

O arquivo é a memória do cérebro administrativo. Ele deve existir, basicamente, por duas razões:
– é uma exigência da legislação pública; e
– é essencial para a organização interna da empresa.

Quais os tipos de arquivo?

São fundamentalmente três os tipos de arquivos:

1- Ativo ou Temporário. Recebem esta denominação por serem de uso constante;
2- Inativo ou Intermediário. São os documentos de menor frequência de uso; e
3- Morto ou Permanente. Documento de frequência praticamente nula. São aqueles cuja existência já ultrapassa o período de cinco (5) anos.

Certifique-se de manter os registros sempre atualizados. Transfira a cada cinco anos os arquivos com mais de cinco anos para o volume Morto ou Permanente. Esta ação ajuda na manutenção de espaço para os arquivos que chegam ao volume vivo, os chamados Ativo ou Temporário.

Você pode se interessar também por:
Gestão de documentos: veja 5 dicas para organizar a papelada da empresa

Métodos de arquivamento: como dou o primeiro passo?

Você já decidiu que precisa de um setor para arquivos. Mas como implementá-lo utilizando um método eficiente?

Para começar do zero, execute dois passos iniciais. O primeiro deles é classificar todos os tipos de documentos que circulam e são gerados na sua empresa. O segundo é fazer a codificação deles.

Todas as atividades executadas durante o expediente de trabalho devem gerar algum tipo de registro. Pode ser físico ou digital. Caso você não consiga visualizar esses documentos comprobatórios, provavelmente alguma coisa precisa ser ajustada no fluxo.

Depois que o processo de catalogamento é iniciado, considere o que será arquivado. A eficiência do trabalho e a organização interna de uma instituição irão depender de um bem elaborado sistema de arquivamento.

Uma tática que costuma dar certo é criar um sistema de etiquetas. Podem ser coloridas, com códigos de barras ou QR Codes. Não importa se sua empresa é de pequeno ou grande porte. Esse método é viável seja qual for o seu caso, principalmente se o fluxo e o uso de documentos for maior. E ele complementa os métodos que vamos apresentar a seguir.

Como organizo os arquivos?

Após finalizar o processo de análise e classificação dos seus arquivos, agora é hora de começar o arquivamento propriamente dito. Veja os métodos mais eficientes de arquivamento para executar essa tarefa de maneira descomplicada.

Ordem alfabética

O método alfabético é geralmente o mais utilizado. Por ser mais simples, é o mais antigo. Determine qual é a informação mais relevante: nome, sobrenome ou estabelecer o padrão alfabético, tendo em mente as necessidades do dia a dia.
Uma excelente sugestão é usar uma cor para cada grupo de letras. Assim fica mais fácil localizar as informações no momento que for preciso.

Ordem cronológica

É o nome dado à maneira de arquivar levando em consideração a data. Pode ser a data de criação, emissão ou ao período a que o documento se refere para organizar os documentos.

Ordem geográfico

É feito quando a principal informação dos documentos é o seu local de procedência. São utilizadas classificações por regiões geográficas como países, regiões, estados, municípios e outros. Este método é muitas vezes classificado como um sub-método do alfabético.

Ordem numérica

O principal elemento é o número É mais útil em documentos com numeração de códigos ou páginas. Basta criar um índice ou arquivo de fichas para identificar qual é o número que corresponde ao tempo.

Método temático

Outro método de arquivamento eficiente é por assunto. Para usar essa técnica, é necessário, primeiramente, que haja a divisão dos principais assuntos que merecem ser arquivados, subdividindo-se em principais e específicos. Esta classificação pode surgir a partir dos tipos de atividades desenvolvidas pela empresa.

Hora da execução

Você chegou até aqui. Explicamos a importância de arquivar documentos de modo eficiente e organizado. Seus arquivos são fonte direta de pesquisa. Eles vão fornecer as informações certas que você precisa para tomar decisões importantes.

Independentemente do tipo de arquivo, guardá-los de maneira segura e organizada é crucial quando se fala em otimização de tempo.

Na hora de botar a mão na massa use a criatividade a seu favor. Vale criar etiquetas coloridas, códigos de barras ou QR e escolha o método que você mais se identifica. No texto apresentamos os quatro mais eficientes: alfabético, cronológico, geográfico e numérico.

Ao seguir essas dicas, o arquivamento de documentos irá se tornar um processo dinâmico. Além de transformar o setor de arquivos em um centro de informações ativas da empresa.

Agora que você já conhece os métodos de arquivamento mais eficientes para empresas, confira aqui Box de armazenamento: o que observar antes de contratar.

Leave a Comment

© 2019. Para Guardar Self Storage. Todos os direitos reservados.

×