Como organizar a mudança da sua empresa ou escritório

Antes mesmo da mudança de endereço, de fato, iniciar algumas orientações devem ser seguidas para o bom andamento do armazenamento e organização pertences e da instalação da empresa ou escritório no novo local. Ao decidir sobre a transição de lugar, é necessário, primeiramente, obter conhecimento sobre o funcionamento da empresa e dos novos espaços disponíveis. Para auxiliar este momento de mudança, existe em Manaus, profissionais em organização, como é o caso de Andreia Simonetti, proprietária da empresa ‘Organiza’, que elabora e desenvolve projetos de organização para residências, empresas e escritórios.  Para ela, a escolha do profissional é tão importante, quanto a da empresa responsável pelo transporte e da equipe técnica para instalação e desinstalação de equipamentos. “O trabalho planejado entre esses grupos são fundamentais para que a mudança seja realizada de forma tranquila e, para que não ocorra prejuízos financeiros ou nos processos internos de funcionamento da empresa”, explica Andreia.

Por onde começar?

A personal organizer, Andreia Simonetti recomenda que a organização dos móveis e equipamentos iniciem por aqueles que não estão em uso diário dos proprietários e funcionários. Por exemplo, arquivos mortos, estoque e todo tipo de material que não fará falta para a rotina da empresa ou escritório. Estes devem ser os primeiros a serem organizados e encaixotados. Posteriormente, todo o restante do material em uso, também deve ser encaixotado, transportado e montado na nova empresa no mesmo dia, para minimizar o impacto na continuidade do trabalho da empresa. Para que isso aconteça sem imprevistos, a equipe de organização e de instalações de equipamentos e móveis deve trabalhar em sintonia.

Divisão de categorias e auxílio técnico

“Os produtos devem ser organizados por ambiente e espaço para facilitar o processo de mudança e organização no novo endereço. Se estamos encaixotando os itens da sala da direção, por exemplo, colocamos em uma mesma caixa todos os itens de um determinado espaço e a identificamos. Por exemplo: ‘Sala do Diretor/Mesa’, ‘Sala do diretor/Arquivos’, ‘Sala do Diretor/livros’ e, assim por diante”, informa Andreia. Profissionais de marcenaria, montadores para desmontar e remontar toda a movelaria (mesas e armários), técnicos em informática e refrigeração para desinstalar e reinstalar as máquinas (computadores/ aparelhos de ar-condicionado) são indispensáveis na hora da mudança. “É importante também que a empresa destaque um funcionário de sua confiança para acompanhar todo o processo de mudança organizado pelo Personal Organizer”, explica.

Quanto tempo?

O tempo utilizado entre o início e a finalização de uma mudança de empresa ou escritório, dependerá muito do estado de organização em que o espaço se encontra. O fator determinante para o tempo de encaixotamento será o volume de material a ser transportado. “Uma empresa que está com documentação, arquivos e estoque bem organizados em caixas, exigirá menos tempo do personal organizer”, comenta Andreia. Neste caso, em uma média de três dias, pode se fazer uma mudança completa. No entanto, se a empresa ainda não está com documentos e estoque organizados, a melhor orientação é que todos esses materiais passem pelo processo de organização, que inclui descarte, categorização e identificação, para que depois sejam encaixotados. “Essa medida facilita a organização dos materiais nas caixas, evita que sejam levadas para a nova empresa coisas que não serão mais utilizadas e facilita o planejamento do transporte da mudança”, afirma.

Em self-storage

Empresas que optam pelo armazenamento dos móveis e equipamentos em self-storages de Manaus, devem seguir o mesmo procedimento de embalagem e etiquetagem padrão, como se os pertences fossem direto para o novo endereço. Isso porque, com os materiais devidamente separados e identificados o armazenamento em boxes ficará mais fácil. Dentro dos espaços, as caixas também devem ser setorizadas por ambiente/espaço, para tornar eficiente o transporte das caixas para a nova empresa.

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