Toda empresa, por menor que seja, precisa lidar com uma série de cuidados para manter o crescimento no final do mês. É o caso da gestão de pessoas, de projetos, de marketing e, também, da gestão de documentos.

Infelizmente, esse último fator – gestão de documentos – quase sempre é ignorado pelos empresários ou não recebe a atenção necessária. Um erro que pode levar o negócio a sofrer com mais burocracia e riscos jurídicos, gerando assim a perda de lucratividade.

Pensando em ajudar você com esse problema, nós criamos esta matéria. Você vai:

  • APRENDER o que é a gestão de documentos e como ela pode ajudar você;
  • DESCOBRIR suas principais vantagens;
  • CONFERIR dicas práticas para uma gestão de documentos eficaz.

Acompanhe!

O que é a gestão de documentos e por que ela é importante

Gestão de documentos é um sistema de controle de todos os documentos da empresa. Eles podem estar disponíveis tanto no formato físico quanto no formato eletrônico.

A gestão de documentos é importante para seu negócio porque ela cria métodos para você organizar a papelada ou os arquivos digitais da empresa com facilidade e do modo correto.

Apesar de parecer uma tarefa bastante simples, muitos empreendedores acabam se atrapalhando no arquivamento desses documentos, trazendo alguns problemas, tais como:

  • Perda de dados importantes;
  • Dificuldade em encontrar documentações;
  • Demora no atendimento ao cliente e às solicitações internas e externas da empresa;
  • Documentos que se apagam e se deterioram com o tempo;
  • Demora para organizar os arquivos físicos, entre outros.

O foco desse tipo de gestão é separar os documentos de acordo com sua fase: corrente ou intermediária.

  1. O primeiro – corrente – diz respeito aos documentos mais acessados. Ou seja, eles precisam ser de fácil acesso;
  2. Já a segunda – intermediária – tem a ver com os documentos menos procurados, como o contrato social da empresa, que podem ser guardados em um local mais reservado.

De qualquer forma, ambos os tipos de arquivos precisam ser mantidos em um lugar adequado com bastante espaço e segurança para evitar extravios e aumentar o ciclo de vida dos documentos em papel.

Por quanto tempo guardar os documentos?

arquivo da empresa
A legislação brasileira define o período mínimo de 5 anos para a preservação de documentos.

De acordo com a legislação brasileira, os documentos legais e contábeis das empresas devem ficar arquivados por, pelo menos, 5 anos. Em razão disso, fizemos uma lista dos documentos mais importantes para uma empresa que devem ser guardados a fim de uma possível comprovação de pagamento.

  • Notas fiscais e recibos;
  • Imposto de Renda;
  • Programa de Integração Social (PIS);
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COGINS);
  • Livros fiscais;
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
  • Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS);
  • Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
  • Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF);
  • Declarações DIPJ, DCTF, DACON;
  • Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA);
  • Declaração de Ajuste Anual – IRPF e deduções.

Veja seus principais benefícios

Redução de custos

Manter todos os documentos da empresa organizados é um trabalho que gera gastos mais altos, principalmente, quando ele é feito sem planejamento. Despesas adicionais podem acabar dificultando esse processo e causar prejuízos em outros setores da empresa.

Uma gestão de documentos eficaz consegue reduzir ao máximo os custos de operação do negócio. Exemplo disso são a impressão do número exato de cópias necessárias e o armazenamento otimizado que possibilita um ganho maior de produtividade aos funcionários.

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Diminuição do volume

Uma ótima alternativa para gerir a grande quantidade de documentos da empresa é apostar na digitalização desses arquivos. Isso vai fazer com que você tenha mais espaço físico livre dentro do escritório e consiga acessar os conteúdos com mais facilidade.

Como nem todos os documentos podem ser apenas digitalizados porque há a necessidade de ter uma cópia física também, existe a opção de alugar boxes para self storage, que ajuda a conservar os arquivos em um lugar mais reservado.

A vantagem desse tipo de negócio é que além dos documentos, a empresa pode guardar ainda equipamentos, mercadorias, móveis de escritório e objetos de mudança de colaboradores.

A Para Guardar é a pioneira no ramo de self storage em Manaus. Nela, é possível encontrar boxes de 2m² a 25m².

Veja nossos benefícios:
– O contrato é renovado todos os meses. Ou seja, você usa o serviço apenas quando precisar;
– Câmeras 24 horas, cadeados especiais e alarmes monitorados;
– Plano de seguro específico;
– Acesso ilimitado à sala de reuniões.

Quer entender melhor como o self storage funciona? Basta clicar aqui na imagem abaixo:

Agilidade no acesso

Um bom sistema de gestão de documentos visa diminuir o tempo que os funcionários levam para acessar e recuperar uma informação ou conteúdo específico.

Essa organização leva em conta diversos fatores como a própria natureza do documento, a frequência de uso do arquivo e o uso de documentos por um determinado setor da empresa.

A agilidade da gestão documental é essencial para aumentar a produtividade das equipes. Os colaboradores passam a dispor de mais tempo para executar tarefas mais trabalhosas em vez de perder horas preciosas do dia tentando encontrar um documento em especial.

Aumento de qualidade

Além de organizar e tornar o acesso mais facilitado, uma boa gestão de documentos também é importante para preservar a qualidade do material. Lembre-se de que os arquivos precisam estar em condições satisfatórias para serem lidos e utilizados, quando for necessário.

É importante ter bastante cuidado para não danificar o papel. Mau uso, calor e umidade são apenas alguns dos aspectos que podem causar problemas ao estado físico dos documentos.

Preservação da memória institucional

Quem lida com tradicionalismo na empresa, como negócio de família, por exemplo, um dos benefícios de preservar documentos é manter viva a história. Arquivos que simbolizam grandes feitos de uma organização e que ajudam a contar as grandes conquistas podem futuramente ser expostas ao público.

Dicas para uma gestão de documentos eficaz

getao de documentos
Arquivar documentos simbólicos ajudam a preservar a memória institucional.

Veja dicas práticas e rápidas para fazer uma ótima gestão de documentos na sua empresa:

1. Tenha um espaço adequado para alocar a papelada do seu negócio. Não use gavetas, estantes ou armários para guardar todos os documentos da empresa.

Esses lugares servem apenas para arquivos usados com maior frequência ou documentos mais informais. Disponha de um espaço voltado especificamente para isso e conte um bom sistema de armazenamento digital para as cópias digitalizadas.

2. Separe por categoria. Ao separar por categoria, fica mais fácil um documento ser encontrado.

  • Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico;
  • Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos;
  • Propriedades – recibos relativos à empresa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos oficiais;
  • Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos à taxas em geral;
  • Registros médicos;
  • Documentos relativos aos funcionários.

3. Digitalize os documentos necessários para reduzir a dependência de espaços físicos na empresa. Além de usar a própria capacidade de armazenamento do dispositivo eletrônico (desktop, notebook, entre outros), você pode investir também no armazenamento em nuvem, que universaliza o acesso aos arquivos.

Ambas as opções ajudam no aumento de produtividade, oferecendo mais agilidade aos funcionários para encontrar os documentos e enviar os arquivos para outra pessoa da empresa.

Outra vantagem da digitalização de arquivos é acabar de forma significativa a as chances de perda, deterioração, além da dificultar contravenções e falsificações.

Além disso, você não vai mais precisar gastar tanto com tonéis de tinta e acessórios de escritório em geral, tornando o processo mais prático e barato.

3. Atente-se para o tempo de armazenamento dos documentos, pois nem todos os arquivos precisam ser guardados para sempre ou por um grande período de tempo. Por exemplo, enquanto uma carta de pedido de demissão deve ser armazenada por, pelo menos, 5 anos, um documento que comprova a quitação de impostos deve ser guardado por cerca de três décadas.

4. Defina quem pode acessar o quê. Isso é importante para evitar extravios e danos aos documentos. Estabeleça quais arquivos podem ser acessados por cada setor e quais são as formas mais adequadas para solicitá-los.

Precisa de mais espaço no trabalho?

Como você aprendeu, a gestão de documentos é um fator indispensável para o sucesso do seu negócio. Ela contribui para a diminuição dos gastos, facilita o acesso aos arquivos mais importantes e ajuda a garantir mais segurança nas transações da empresa.

Além disso, ela ainda otimiza o espaço em escritórios pequenos. E é justamente esse assunto que nós mostramos no nosso infográfico exclusivo sobre como a Para Guardar pode ajudar você.

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